Alegerea locației perfecte pentru evenimentele în aer liber poate fi o sarcină dificilă, dar cu informațiile potrivite și o planificare atentă, vă veți bucura de o experiență memorabilă. În acest articol, vom explora diverse aspecte de care trebuie să țineți cont atunci când alegeți o locație pentru evenimentele în aer liber, precum și sfaturi și recomandări pentru a vă asigura că alegeți locația ideală pentru nevoile voastre.
1. Definirea viziunii și a tematicii evenimentului
Înainte de a începe căutarea unei locații pentru evenimentele în aer liber, este important să vă definiți viziunea și tematica evenimentului. Viziunea reprezintă ceea ce doriți să transmiteți în ziua evenimentului și ce semnificație are acesta pentru voi. Tematica, pe de altă parte, se referă la stilul și designul evenimentului, precum și la elementele de decor și aranjamentele pe care le veți utiliza.
Locatie evenimente in aer natura
Alegeți o locație care se potrivește cu viziunea și tematica voastră, asigurându-vă că aceasta poate fi personalizată în funcție de nevoile și preferințele voastre. De asemenea, luați în considerare aspectele legate de confortul și accesibilitatea locației pentru invitați.
2. Căutarea locației potrivite
2.1. Extinderea căutării și în afara orașului
Căutarea unei locații pentru evenimente în aer liber trebuie să se extindă și în afara orașului, deoarece cele mai frumoase și inspirate locații nu se află, de obicei, în zonele urbane. Luați în considerare posibilitatea de a alege o locatie evenimente in natura într-o zonă rurală, la marginea unui sat pitoresc sau chiar într-o pădure.
2.2. Evaluarea infrastructurii și a facilităților locației
Verificați dacă locația dispune de infrastructură adecvată, cum ar fi electricitate, apă curentă și toalete, precum și de facilități pentru pregătirea și servirea mâncării și băuturilor. De asemenea, asigurați-vă că locația are suficient spațiu pentru a găzdui numărul estimat de invitați și că există suficiente locuri de parcare în apropiere.
3. Planificarea pentru condiții meteorologice neprevăzute
3.1. Având un plan B
Indiferent de locația aleasă, este esențial să aveți un plan B în cazul în care condițiile meteorologice devin neprielnice. Acest lucru poate însemna să aveți o zonă acoperită disponibilă pentru a vă muta evenimentul în interior sau să aveți un cort pregătit pentru a fi amplasat în caz de nevoie.
3.2. Generatorul de curent
Asigurați-vă că locația are un generator de curent propriu, care să poată acoperi nevoile de bază în cazul unei pene de curent. Acest lucru este important pentru a evita ca invitații să fie nevoiți să părăsească locația în situații neprevăzute.
4. Stabilirea bugetului pentru evenimentul în aer liber
Nuntile și evenimentele în aer liber, fiind mai non-conformiste, pot solicita un buget diferit față de variantele clasice în săli de bal. Pentru a avea o idee despre bugetul necesar, luați în considerare numărul de invitați și solicitați oferte pentru locațiile care vă plac, precum și pentru furnizorii de servicii (decor, catering, DJ / bandă, foto și video). Apoi, împărțiți bugetul pe fiecare categorie de serviciu și produs necesar, astfel încât să aveți o idee despre bugetul maxim în care trebuie să vă încadrați.
5. Estimarea numărului de invitați
Atunci când vizionați locații de nunta sau evenimente în aer liber, ar trebui să aveți deja creată o listă cu numărul estimat de invitați. Acest lucru vă va ajuta să vă asigurați că locația aleasă poate găzdui confortabil numărul de persoane pe care le așteptați.
6. Alegerea ringului de dans și a amplasării acestuia
6.1. Dimensiunile ringului de dans
Când vizionați locațiile, este important să luați în calcul și dimensiunile ringului de dans, raportat la numărul de invitați estimat. Acest lucru vă va ajuta să vă asigurați că toți invitații vor avea suficient spațiu pentru a se bucura de eveniment.
6.2. Amplasarea ringului de dans
De asemenea, este important să vă gândiți la modul în care ringul de dans va fi amplasat în cadrul locației. Poate doriți un anumit aranjament al meselor, iar în acest caz, trebuie să țineți cont de acest aspect în funcție de fiecare locație.
7. Alegerea meniului și a modului de servire
În funcție de tipul de eveniment și de durata acestuia, precum și de preferințele invitaților, discutați cu locația despre variantele de servire pentru meniul de mâncare și băutură. De exemplu, puteți opta pentru variante mai non-conformiste, cum ar fi live cooking cu barbeque și protap sau bufet suedez. De asemenea, puteți lua în considerare o combinație de bufet și servire la masă.
8. Respectarea programului locației și a normelor privind limita decibelilor
Fiecare locație are propriul program și acesta trebuie cunoscut de la început. Dacă locația se află într-o zonă rezidențială, este posibil să nu puteți avea muzică până târziu în noapte. Discutați cu reprezentanții locației despre posibilitatea de a extinde programul sau de a asigura respectarea normelor privind limita decibelilor.
9. Oficierea cununiilor civile și religioase
Dacă doriți să aveți cununia civilă sau religioasă în aer liber, chiar la locația evenimentului, discutați cu reprezentanții locației despre posibilitatea de a oficia ceremoniile. Ei vă pot ajuta cu recomandări sau vă pot informa dacă există restricții legate de acest aspect.
10. Alegerea între DJ și bandă
Trebuie discutat cu locația dacă există restricții legate de muzică și dacă da, care sunt acestea. Dacă doriți o anumită atmosferă, cu muzica la un anumit nivel de decibeli în anumite intervale orare, identificați locația care se poate conforma cerințelor voastre.
11. Activități suplimentare și facilități
11.1. Van-uri pentru evenimente
La o locație în aer liber, puteți lua în considerare ideea de a avea un van pentru a servi mâncare sau băuturi, cum ar fi burgeri, prosecco, înghețată sau pizza. Discutați cu locația despre posibilitatea de a amplasa astfel de van-uri în anumite zone și despre spațiul dedicat acestor tipuri de furnizori.
11.2. Foc de tabără, artificii, lampioane
Ideea de a avea un foc de tabără, lansarea de lampioane sau artificii poate fi apreciată de invitați. Pentru a vă asigura că aceste activități devin realitate în ziua evenimentului, discutați de la început cu locația despre posibilitatea de a le organiza.
12. Decorul și zonele de relaxare
Decorațiunile și zonele de relaxare contribuie la crearea unei atmosfere relaxante și boeme pentru evenimentele în aer liber. Asigurați-vă că locația aleasă vă permite să creați astfel de zone și să le personalizați în funcție de tematica și viziunea voastră.
13. Soluții pentru cazare în apropiere
Dacă locația aleasă se află la o distanță mai mare de o oră și jumătate de oraș, luați în considerare ideea de a oferi cazare pentru invitați. Discutați cu reprezentanții locației despre posibilitatea de a oferi astfel de facilități sau dacă există colaboratori în imediata apropiere.
14. Transport asigurat
Discutați cu invitații dacă sunt interesați să beneficieze de un autocar sau alt mijloc de transport asigurat de către voi. Sondați înainte de a contracta acest serviciu pentru a vă asigura că va fi utilizat în mod eficient.
15. Plata serviciilor prestate de locație și furnizori
Contractarea locației și a furnizorilor de servicii presupune, de obicei, achitarea unui avans pentru rezervarea datei dorite. Pentru restul plăților, este recomandat să le efectuați înainte de eveniment sau a doua zi după eveniment, pentru a evita stresul și neplăcerile legate de numărarea banilor imediat după eveniment.
În concluzie
Alegerea locației perfecte pentru evenimentele în aer liber reprezintă un aspect crucial în asigurarea succesului acestora. Ținând cont de aspectele menționate în acest articol și abordând procesul de selecție cu atenție și răbdare, veți putea găsi locația ideală pentru evenimentul vostru și veți putea crea amintiri de neuitat pentru voi și invitații voștri.